My Business

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Webseite, immer und überall Präsent

Einfaches & Sicheres IT Netzwerk

Kostenlose Bürosoftware

Datensicherung, das A & O

Arbeiten egal wo man ist

Von Anfang an richtig

Durch die Geschichte der Seruga GmbH, durften wir sehr viele Erfahrungen sammeln. Wir haben das Geschäft von null auf und ohne Startkapital aufgebaut. Das zwang uns nach den günstigsten Hilfsmitteln zu suchen. Dabei haben wir auch Fehler gemacht, welche uns aber weiter brachten. 

Gerne geben wir unser Wissen weiter. Möchten Sie ein eigenes Geschäft auf die Beine stellen? Oder einfach nur aus dem Hobby einen Nebenerwerb aufbauen? Schreiben Sie uns doch Ihre Idee und Ihre Gedanken zu diesem Vorhaben. Vielleicht tauchen Fragen oder Unklarheiten auf. Wo wir können, helfen wir gerne weiter oder erzählen wie wir es gemacht haben bzw. wie wir es angehen würden. Weil es einfach Spass macht neue Ideen umzusetzen und etwas aufzubauen, geben wir diese Informationen Kostenlos weiter. Ihre Anfrage ist also absolut Gratis. Sollte daraus ein Auftrag entstehen, erstellen wir gerne eine Offerte oder verhandeln über einen Pauschalpreis. Viele Informationen finden Sie aber auch bereits auf dieser Seite. Vielleicht kennen auch Sie nützliche Programme, Dienstleistungen oder andere Hilfen die zum erfolgreichen Geschäft verhelfen? Auch daran sind wir interessiert, senden Sie uns Ihre Erfahrungen und Tipps.

Software

Business Plan

Um herauszufinden ob meine Idee Chancen hat und ob sich damit Geld verdienen lässt, ist es hilfreich eine gründliche Übersicht zu erstellen. Dabei kann ein Business Plan gut behilflich sein. Ein kostenloses Tool dafür ist z.B. das IFJBusinessPlanTool

Unterstützung bei der Geschäftsgründung bietet IFJ

Bürosoftware

Auch wir haben, wie viele andere, anfangs mit Exceltabellen, der Brieffunktion von Word oder irgend welchen Vorlagen gearbeitet. Irgendwann wird aber der Datenstamm grösser und das Chaos beginnt. Man verliert den Überblick zu Zahlungen, Mahnung oder Rechnungen. Jetzt kommt die Phase in welcher man bemerkt dass es irgend eine bessere Lösung geben muss. Das Problem ist, dass man irgend einen Datenstamm hat und diesen auch gerne übernehmen möchte. Das gibt schnell sehr viel Arbeit oder geht ins Geld wenn man es in Auftrag gibt. Deshalb empfehlen wir bereits von der ersten Rechnung an eine dafür vorgesehene Software zu verwenden. Es gibt keinen Grund mehr der dagegen spricht. Denn sehr gute Bürosoftware gibt es heute für Einsteiger bereits Kostenlos. 
Zudem haben Webbasierte Systeme den grossen Vorteil, dass man egal wo man sich befindet, seine Büroarbeiten erledigen kann. Und noch etwas dass für diese Variante spricht: Hat mein PC z.B. ein Absturz oder ein Virus eingefangen, nehme ich einfach ein anderes Gerät und arbeite weiter. Ich bin also unabhängig von meiner Hardware. 
Die erste Einrichtung braucht wie bei jedem System eine gewisse Einarbeitungszeit, etwas Geduld und auch ein gewisses Flair. Man muss sich überlegen was man alles braucht, Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen, usw. Dann muss man die einzelnen Dokumente seinen Bedürfnissen anpassen. Z.B. mit Logo, Adressdaten, Kontonummern, Standartsätzen, Grussformeln, usw. Ist das einmal erledigt, läuft das meiste fast von selbst. 

Unser Angebot: Brauchen Sie Hilfe bei der Vorbereitung, Inbetriebnahme oder Bedienung solcher Bürotools, wenden Sie sich an uns. Gerne erstellen wir eine massgeschneiderte Offerte.

Abaninja
Ein sehr gutes Preis/Leistungsverhältnis bietet Abacus mit seinem Abaninja. Wir arbeiten selber mit dieser Software. Für bis zu 21 Benutzer, begrenzt auf 2100 Kunden, 2100 Artikel, 2100 Belege / Jahr kann die Software absolut kostenlos verwendet werden. Danach kostet es CHF 12.-/Monat. Das Tool bietet mehr als genug Funktionen und kann durch Buchhaltungssoftware erweitert werden. Das erstellen von Offerten & Rechnungen ist genau so einfach möglich wie das Verwalten der Kunden oder des Produktestamms. Rechnungen können automatisch per Email versendet oder ausgedruckt werden. Das Mahnwesen und Zahlungseingänge können vollautomatisch eingerichtet werden. Für mehrere Mitarbeiter ist sogar eine Zeiterfassung mit Badge und einer Mobile App möglich. Leider wird für die Bedienung keine App bereitgestellt. Über den Browser kann z.B. auch via Smartphone eine Rechnung erstellt werden, das zeigt sich aber doch als eher umständlich. Dennoch können wir Abaninja besonders für kleine Betriebe oder Hobbymässige Geschäftsführung, sehr empfehlen.

Smallinvoice
Das Tool schlechthin ist wohl smallinvoice. Auch diese Anwendung kann kostenlos verwendet werden. Allerdings ist es in dieser Version sehr eingeschränkt. So ist z.B. das erstellen von Einzahlungsscheinen oder das automatische verbuchen von Zahlungen nicht möglich. Je nach gewünschtem Umfang kostet smallinvoice zwischen CHF 15.- bis 45.- / Monat. Es bietet den gleichen Funktionsumfang wie Abaninja, hat aber als Pluspunkt viele kleine Einstellungsmöglichkeiten, eine Smartphone App sowie z.B. die Funktion Rechnungen mit einem Klick direkt über eine Zentrale zu Frankieren, Drucken und Versenden. Somit eignet sich smallinvoice für Einmannbetriebe und mittlere Unternehmen mit ein paar Angestellten.

 

E-Mail / Webmail

Erfahrungsgemäss gibt es in Sachen E-Mail immer wieder Probleme. Mails verschwinden, Mails sind auf dem PC aber nicht auf dem Smartphone usw. Zudem arbeitet jeder Hoster irgendwie anders und jedes Programm geht wiederum anders damit um. Die heutigen Geräte richten das Mailkonto meist selbst ein sobald Adresse und Kennwort eingegeben werden. Und genau da passieren die Fehler. Das Smartphone verschiebt z.B. gesendete Mails in einen andren Ordner als der PC. Schon beginnt das Chaos. Ich bin sicher dass ich die Mail versendet habe, aber finde sie nicht mehr… 

Unser Tipp: Wir richten E-Mailprogramme egal auf welchem Gerät immer manuell ein. Dazu verwenden wir das IMAP Protokoll. Dieses belässt das Hauptkonto beim Hosting Anbieter auf dem Server und synchronisiert jedes verbundene Gerät damit. Der Vorteil ist, dass auf jedem Gerät der gleiche Stand herrscht. Leider ist damit das Speicherort-Problem noch nicht gelöst, da wie gesagt jedes Programm seine eigene Idee hat. Deshalb erstellen wir immer eindeutige Ordner für Entwürfe, gesendete und gelöschte Mails direkt auf dem Server. Jedes Gerät konfigurieren wir dann so, dass die Mails immer im gleichen Ordner landen.

Je nach dem ist es noch praktisch wenn man per Webmail auf seine Mails zugreifen kann. Hat man nur eine Adresse kann man sich direkt über den Hosting Anbieter einloggen. Komplizierter wird es wenn man von verschiedenen Anbietern eine Mailadresse hat. Hier kann es praktisch sein, ein eigenes Webmail einzurichten. Hat man eine Webseite gibt es je nach Anbieter Zugang direkt auf den Server. Hier kann man über ein FTP Verzeichnis sein eigenes Webmail einrichten in welchem Mailkonten unabhängig vom Anbieter verknüpft werden können. Eine praktische Lösung bietet z.B. Rainloop

Unser Angebot: Brauchen Sie Hilfe beim Einrichten einer funktionierenden Mail Lösung, stehen wir gerne zur Verfügung und erstellen eine Offerte.

IT Netzwerk

Netzwerkspeicher

Auch bei der IT Infrastruktur empfehlen wir für kleine Betriebe eine einfache aber sichere Lösung. Wir arbeiten selbst mit einem Network Attached Storage (NAS) von Synology und sind absolut begeistert davon. Ein NAS ist ein kleiner Server der im eigenen Netzwerk eingebunden wird. Gute Geräte sind bereits ab knapp 300.- zu haben. Die Idee dahinter ist ähnlich wie bei den Mails. Sämtliche Daten wie Office Dokumente, Bilder, Kundendokumente usw. werden zentral auf dem Server gespeichert. Über Benutzername und Kennwort kann von jedem Gerät im Netzwerk auf die Daten zugegriffen werden. Es können also mehrere Personen arbeiten und haben dennoch Zugriff auf alle Daten. Auch wenn ein PC defekt ist, kann mit einem anderen Gerät einfach weitergearbeitet werden. Auf den PC`s laufen nur noch die benötigten Programme. 

Eigene Cloud

Mit dem oben beschriebenen NAS hat man zugleich eine eigene Cloud. Mann muss im Netzwerk ein paar Portweiterleitungen und eine Dynamische DNS einrichten. Schon kann man von aussen via Internet auf die eigenen Daten zugreifen. Sei das mit einem PC, über einen Browser oder via App auf dem Smartphone. Die Daten sind nicht irgendwo auf einem Server eines Anbieters, sondern zu Hause oder im Büro auf den eigenen Festplatten. So ist auch für kleine Betriebe Home Office kein Problem mehr. 

PC / MAC

Beim Thema Windows oder Mac scheiden sich die Geister. Im Netzwerk mit dem NAS ist natürlich auch ein gemischter Betrieb möglich. Erfahrungsgemäss rentiert sich aber im Büro der etwas höhere Anschaffungspreis von Macintosh. Die Geräte sind langlebiger, weniger anfällig auf Viren oder Ausfälle und haben noch nach Jahren einen extrem hohen Wiederverkaufswert. Zudem funktionieren Mac`s im Netzwerk mit der Synology zusammen praktisch automatisch und ohne Konfigurationsaufwand. Auch die Datensicherung inkl. sämtlicher Einstellungen von Mac`s ist dank der TimeMachine und der Unterstützung der Synology bereits vorbereitet. Drei, vier Klicks und der Mac wird kontinuierlich 1 zu 1 ins Backup auf dem NAS gespeichert. 

Drucker / Scanner

Auch beim Drucker empfehlen wir ein Netzwerkfähiges Gerät. Dieses kann wiederum von jedem PC, Smartphone usw. angesprochen werden. In Kombination mit dem oben erwähnten NAS, kann der Scanner so eingerichtet werden, dass jeder Scan per Knopfdruck als PDF auf dem Server landet. Von da aus steht es bereits wieder jedem Gerät zur Verfügung. 

Datensicherung

Wir empfehlen zwei externe Festplatten als Backup vom NAS. Eine Festplatte ist jeweils angeschlossen damit die Synology im programmierten Intervall ein Backup anlegen kann. Die zweite Festplatte ist komplett getrennt, sicher aufzubewahren. Einmal wöchentlich werden die Platten ausgetauscht. So besteht durch das ganze Netzwerk für jedes Gerät eine doppelte Sicherung. Die PC`s/Mac`s legen Ihre Backups auf das NAS. Das NAS speichert seine Daten und die Backups auf die zwei externen Festplatten.  So sollte dem wichtigsten Gut in der Geschäftswelt wirklich nichts mehr passieren.

Unser Angebot

Gerne bereiten wir Ihnen bei uns ein Synology NAS vor und senden es Ihnen per Post zu. Sie schliessen es am Strom und per Netzwerkkabel am Router an. Per Fernwartung können wir noch die restlichen Einstellungen an Ihrem Netzwerk und den Geräten die zu verbinden sind, vornehmen. Falls einmal etwas nicht klappt, können wir per Fernwartung auf das NAS zugreifen. Schreiben Sie uns Ihre Wünsche und verlangen Sie eine Offerte.

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